Al fine della dimostrazione del corretto conferimento dei rifiuti, il Testo Unico Ambientale (art.190 del D.Lgs.152/2006) prevede che l’impianto presso il quale sono stati conferiti i rifiuti invii al produttore la copia controfirmata del documento che ha accompagnato il trasporto. Usualmente, tale riconsegna avviene o tramite il trasportatore dei rifiuti o mediante l’invio con raccomandata.
In risposta ad un quesito, il Direttore Generale del Ministero dell’Ambiente ha dato indicazioni in merito alla possibilità ed alle modalità di effettuazione dell’invio telematico tramite posta elettronica certificata della quarta copia del formulario, in sostituzione dell’invio dell’originale cartaceo.
In particolare viene ammessa la scansione in formato PDF/A che dovrà essere ben leggibile, alla quale dovrà essere apposta la firma elettronica e successivamente inviata tramite PEC, mentre l’originale cartaceo dovrà essere conservato in appositi locali dotati di idonee caratteristiche di resistenza al fuoco.
Le indicazioni fornite dal Direttore generale del Ministero dell’Ambiente sono conformi a quanto stabilito dal Codice dell’Amministrazione digitale (Dlgs 82/2005) all’articolo 22: “…le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico, hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato.. e se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta”. Le copie così formate sostituiscono, ad ogni effetto di legge, gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge.
La conformità attestata da un notaio è necessaria solo se il documento digitale deve sostituire l’originale analogico ai fini della conservazione.
In altre parole:
- se si conserva l’originale cartaceo, ed è quello che fa fede, allora la procedura da seguire è quella indicata dal Ministero dell’ambiente;
- se invece si vuole “dematerializzare” l’originale cartaceo, e mandare in conservazione la copia digitale, allora sarà necessario che il documento digitale venga attestato conforme da un notaio o altro pubblico ufficiale.
Tornando al caso in esame, se l’originale cartaceo viene fedelmente conservato, la quarta copia in formato digitale inviata tramite PEC assolve l’obbligo di legge di inviare al produttore la copia controfirmata del documento che ha accompagnato il trasporto, pur non sostituendo completamente l’originale in quanto, senza attestato di conformità, non si completa il processo di dematerializzazione documentale.
Per il produttore la conservazione insieme al registro di carico e scarico, richiesta dal Testo Unico Ambientale, di questi documenti è valida per dimostrare il corretto recupero/ smaltimento dei rifiuti. Invece affinchè sia valida ai fini della conservazione sostitutiva (cioè in sostituzione dell’originale cartaceo) insieme al registro, dovranno essere soddisfatti i requisiti dell’art.22 del Codice dell’Amministrazione Digitale sopra citato.
